UBO-desk
UBO-desk vergemakkelijkt inschrijven UBO-register.
Sinds kort is in Nederland het UBO-register in werking. Elke ondernemer die zich registreert bij de Kamer van Koophandel krijgt hier mee te maken. De ultimate benefi cial owner (UBO) of uiteindelijk belanghebbende, dat wil zeggen degene met een belang van meer dan 25% in de onderneming, moet zich verplicht inschrijven in het register. Bij het doorgronden van de spaghettikluwen aan regels, biedt de UBO-desk van HWJ Notarissen uitkomst.
Het nieuw ingevoerde UBO-register stelt heel wat ondernemers voor problemen, weet Thomas de Klein van HWJ Notarissen. Vooral omdat de spelregels onduidelijk zijn. Het begint er al mee dat soms moeilijk is vast te stellen wie de UBO is. Thomas: “Neem het voorbeeld van een familiebedrijf, waarin een vader en zijn kinderen allemaal een belang van meer an 25% hebben. Als de vader het in de praktijk voor het zeggen heeft, wordt hij aangemerkt als UBO. Om zich als zodanig te registreren, moet hij een UBO-verklaring invullen, vergezeld van stukken die bewijzen dat hij inderdaad de UBO is. Maar wat de juiste bewijsstukken zijn, is nergens helder omschreven.”
Vleugellam
Het UBO-register is een uitvloeisel van Europese regelgeving die financieel-economische criminaliteit tegen moet gaan, zoals witwassen, fraude of belastingontduiking. Bij de invoering leek het erop, dat inschrijving in het register alleen verplicht was voor grote ondernemingen. Maar dat is niet zo, legt Thomas uit. “Van elke BV en NV (behalve de beursgenoteerde bedrijven), maar ook van een maatschap, VOF, stichting en bepaalde verenigingen moet de UBO zich laten registreren. Alleen eenmanszaken zijn uitgesloten van deze plicht.” Bestaande ondernemingen hadden de registratie in maart van dit jaar moeten voltooien, maar hebben nu respijt gekregen tot maart 2022. Wie zich niet registreert, krijgt één keer een herinnering. Daarna volgt een boete, die kan oplopen tot 30.000 euro. Bij nieuwe entiteiten, zoals een BV of een VOF, is de notaris degene die de registratie verzorgt. Zonder registratie in het UBO-register kan de onderneming niet worden ingeschreven in het handelsregister en kan er geen bankrekening worden geopend. In de praktijk betekent dit dat de onderneming vleugellam is. Thomas: “Bij ons is een geval bekend van een ondernemer die door zijn bank was gevraagd om zijn aanmelding in het UBO-register te overleggen. Toen hij dat niet tijdig deed, werden de pinfaciliteiten op zijn vestigingen ingetrokken.”
UBO-desk
Sinds de invoering van het UBO-register, hebben medewerkers van HWJ Notarissen zich vastgebeten in dit dossier. Dat heeft geleid tot de oprichting van een speciale ‘UBO-desk’, die HWJ-cliënten helpt om aan de hand van een duidelijk stroomschema de benodigde gegevens te verzamelen. Als er onderdelen ontbreken, zoekt de notaris samen met de Kamer van Koophandel naar een oplossing. “Intussen hebben we heel wat ervaring met de materie”, zegt Thomas. “Zo is het bijvoorbeeld nodig om bij een BV die bestaat uit een holding met meerdere werkmaatschappijen, voor elk onderdeel een UBO te registreren. Het hele traject is nog steeds één grote spaghettikluwen van regels, maar onze UBO-desk weet nu precies welke stukken moeten worden aangereikt om een registratie in het UBO-register op de vereiste manier te kunnen voltooien.”